Spis treści
Czy Twój Urząd lub Instytucja planuje budowę nowej strony internetowej albo przebudowę istniejącej witryny? Jeśli tak, to przygotowanie dokumentu OPZ (Opisu Przedmiotu Zamówienia) będzie jednym z najważniejszych etapów.
Jak doskonale wiesz, OPZ określa zakres prac, wymagania techniczne i funkcjonalne, warunki współpracy oraz obowiązki wykonawcy po wdrożeniu serwisu. Dobrze skonstruowany dokument ułatwia wybór odpowiedniego dostawcy, zmniejsza ryzyko niedomówień i zabezpiecza Urząd / Instytucję na etapie realizacji i eksploatacji strony.
Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci napisać OPZ w sposób kompletny i zrozumiały – tak, aby agencja wiedziała dokładnie, co ma zaprojektować i wdrożyć. Poradnik ten pozwoli Ci także uniknąć poważnych błędów!
CMS: jaki system zarządzania treścią wybrać i dlaczego ma to znaczenie?
W OPZ dotyczącym strony internetowej należy precyzyjnie wskazać, na jakim typie CMS (systemu zarządzania treścią) ma opierać się witryna. CMS to narzędzie, które pozwala samodzielnie zarządzać treściami na stronie – bez potrzeby znajomości programowania. Umożliwia np. publikowanie aktualności, dodawanie plików do pobrania, edytowanie zakładek w menu czy wstawianie zdjęć.
Wyróżniamy dwa główne podejścia:
1. CMS otwarty (np. WordPress)
To systemy dostępne publicznie i rozwijane przez społeczności specjalistów z całego świata. WordPress jest obecnie najczęściej używanym systemem CMS na świecie, także przez wiele instytucji publicznych i portali rządowych. Jest stale rozwijany, bezpieczny i elastyczny.
Korzyści z wyboru otwartego CMS-a:
- Brak uzależnienia od jednego wykonawcy – wiele firm w Polsce zna i obsługuje WordPressa, więc można łatwo zmienić agencję w razie potrzeby.
- Niższe koszty rozbudowy – wiele funkcji da się wdrożyć przy użyciu gotowych, sprawdzonych rozszerzeń.
- Elastyczność – łatwe dodawanie formularzy, kalendarzy, modułów aktualności, integracji z BIP, Google Maps i innymi systemami.
- Bezpieczeństwo – WordPress umożliwia wdrożenie profesjonalnych zabezpieczeń (firewalle, systemy backupu, dwuetapowe logowanie). Agencje specjalizujące się w WP konfigurują takie zabezpieczenia standardowo.
- Szeroka dokumentacja i wsparcie – dostęp do tysięcy instrukcji, poradników i szkoleń.
Otwarte systemy jak WordPress są stabilne, bezpieczne i sprawdzone – pod warunkiem, że są profesjonalnie wdrożone i regularnie aktualizowane.
2. CMS zamknięty (tzw. dedykowany)
To system tworzony na zamówienie przez konkretną agencję, specjalnie dla jednej instytucji. Nie jest dostępny publicznie. Takie rozwiązanie może być odpowiednie w bardzo nietypowych projektach, np. z silną integracją z systemami wewnętrznymi.
Zalety dedykowanego CMS-a:
- Pełne dopasowanie – architektura serwisu może być zaprojektowana dokładnie pod potrzeby danej jednostki.
- Interfejs stworzony „na miarę” – bez funkcji, które nie są potrzebne.
Ryzyka i ograniczenia dedykowanego CMS-a:
- Każda zmiana to dodatkowy koszt – nawet prosta modyfikacja, np. dodanie nowej zakładki, może wiązać się z płatnym zleceniem.
- Zazwyczaj długie terminy realizacji poprawek – wszystko zależy od dostępności zespołu, który zna system.
- Trudność w zmianie wykonawcy – inna agencja nie zna kodu i nie przejmie wsparcia bez kosztownej analizy.
- Brak dokumentacji publicznej – wszystko zależy od tego, co przekaże twórca systemu.
Co wpisać w OPZ?
Jeśli chcesz zachować elastyczność i kontrolę nad stroną w dłuższej perspektywie, warto w OPZ wskazać, że:
- CMS powinien być oparty na otwartym systemie (np. WordPress, Drupal);
- kod źródłowy i dokumentacja techniczna mają zostać przekazane Zamawiającemu;
- edycja treści powinna być możliwa bez wsparcia agencji;
- system musi umożliwiać rozbudowę o dodatkowe moduły i integracje.
Otwarte CMS-y nie oznaczają gorszej jakości ani braku bezpieczeństwa – wręcz przeciwnie. To rozwiązania nowoczesne, zgodne ze standardami rynku, bezpieczne i dające instytucji większą niezależność.
Responsywność i wydajność: strona musi działać na każdym urządzeniu
W OPZ należy jasno określić, że strona internetowa ma być responsywna. Oznacza to, że jej wygląd automatycznie dopasowuje się do wielkości ekranu — inaczej wygląda na komputerze, inaczej na tablecie, a jeszcze inaczej na telefonie. Dzięki temu użytkownik nie musi przesuwać treści w bok ani powiększać tekstu — wszystko jest czytelne i dostępne od razu.
Dodatkowo warto wskazać wprost, że:
- strona powinna osiągać minimum 80/100 punktów w Google PageSpeed Insights (dla wersji mobilnej) — to narzędzie, które mierzy szybkość działania strony;
- czas ładowania strony głównej nie powinien przekraczać 1 sekundy;
- pliki graficzne i skrypty powinny być zoptymalizowane — tak, by nie przeciążać przeglądarki.
To ważne, ponieważ wiele osób — także mieszkańców korzystających z serwisów urzędowych — odwiedza strony na telefonach, a wolna lub nieczytelna strona zniechęca do korzystania z niej.
Strona dostępna dla wszystkich – zgodność z WCAG 2.1
Każda instytucja publiczna w Polsce ma ustawowy obowiązek dostosowania strony internetowej do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. W OPZ należy wpisać, że serwis musi spełniać wymagania WCAG 2.1 na poziomie AA. WCAG to międzynarodowy standard dostępności stron internetowych, który określa, jak zaprojektować serwis, by był czytelny i możliwy do obsługi przez wszystkich — również osoby niewidome, niedowidzące czy z ograniczeniami ruchowymi.
Co to oznacza w praktyce?
- Strona musi działać bez użycia myszki — tylko za pomocą klawiatury.
- Kolory i kontrasty muszą być tak dobrane, by tekst był wyraźny.
- Wszystkie obrazki muszą mieć opisy alternatywne (tzw. „alt”), które są odczytywane przez czytniki ekranu.
- Czcionki muszą być wystarczająco duże i skalowalne (np. możliwość powiększenia tekstu o 200%).
Warto wymagać w OPZ, by wykonawca na końcu projektu dostarczył raport z audytu dostępności, np. z narzędzia WAVE lub Lighthouse, który potwierdzi, że standardy zostały spełnione.
Funkcjonalności: co warto opisać wprost w OPZ?
Jednym z najczęstszych błędów w OPZ jest zbyt ogólne sformułowanie wymagań, np. „strona ma zawierać formularz kontaktowy” albo „wyszukiwarka dokumentów”. Takie zapisy są nieprecyzyjne i zostawiają duże pole do interpretacji, co może skutkować niedopasowaniem gotowej strony do realnych potrzeb urzędu.
Dlatego w OPZ warto szczegółowo opisać funkcjonalności, które mają zostać wdrożone — najlepiej w formie listy, np.:
- wyszukiwarka treści i plików – z możliwością filtrowania wyników (np. według kategorii, daty dodania, działu);
- formularz kontaktowy – z polami: imię, nazwisko, e-mail, temat wiadomości, załącznik, checkbox „zapoznałem się z klauzulą RODO”;
- moduł aktualności – z możliwością publikowania newsów i ogłoszeń, z podziałem na kategorie (np. komunikaty, wydarzenia, przetargi);
- galeria zdjęć lub multimediów – z podziałem na albumy i opcją edytowania opisów;
- panel do zarządzania plikami do pobrania – z możliwością przypisania kategorii, daty publikacji, autora;
- integracja z Biuletynem Informacji Publicznej (BIP) – link widoczny w górnej części strony;
- moduł powiadomień – np. baner z pilną informacją, możliwość planowania daty publikacji i wygaśnięcia;
- mapa dojazdu – np. z użyciem Google Maps z zaznaczoną lokalizacją instytucji;
- przycisk „wersja kontrastowa” lub uproszczona – dla osób z trudnościami wzrokowymi.
Każdy z powyższych elementów powinien być opisany nie tylko z nazwy, ale także z funkcjonalnego punktu widzenia: kto z niego korzysta, co może zrobić, co ma być widoczne dla mieszkańca, a co dla redaktora strony.
Szkolenie z obsługi – żeby strona nie stała się „martwa”
Sama strona to nie wszystko. Równie ważne jest, by ktoś potrafił ją potem obsługiwać. Dlatego w OPZ należy jasno zaznaczyć, że wykonawca ma przeprowadzić szkolenie z obsługi CMS-a dla pracowników urzędu lub instytucji.
Szkolenie powinno obejmować m.in.:
- dodawanie i edytowanie tekstów,
- wstawianie plików (PDF, JPG),
- tworzenie nowych zakładek i aktualności,
- korzystanie z funkcji dostępności (np. opisy alternatywne),
- publikowanie informacji zgodnie z zasadami WCAG.
Warto też wymagać, by wykonawca dostarczył materiały szkoleniowe – np. w formie pliku PDF, nagrania wideo lub prezentacji – które pozwolą wrócić do instrukcji w dowolnym momencie.
Możliwość rozbudowy – myśl przyszłościowo
Tworząc stronę internetową dla urzędu, warto od razu zapisać w OPZ, że serwis ma mieć strukturę umożliwiającą łatwą rozbudowę w przyszłości. Dzięki temu nie będzie konieczności budowania nowej witryny od zera, jeśli zmienią się potrzeby instytucji.
Możliwości rozbudowy mogą obejmować np.:
- dodanie formularzy zgłoszeniowych lub kontaktowych,
- zintegrowanie kalendarza wydarzeń,
- uruchomienie newslettera lub systemu powiadomień SMS,
- podpięcie wyszukiwarki dokumentów lub aktów prawnych,
- rozbudowę strony o kolejne zakładki lub działy tematyczne.
W OPZ należy zaznaczyć, że struktura CMS-a ma umożliwiać te działania bez przebudowy całego systemu.
Serwis i wsparcie techniczne: co się dzieje po uruchomieniu strony?
Samo wdrożenie strony internetowej to dopiero początek. W OPZ warto dokładnie opisać, na jaką pomoc może liczyć urząd po oddaniu strony do użytku. W przeciwnym razie każda zmiana, awaria lub aktualizacja może wiązać się z nieprzewidywalnymi kosztami i długim czasem oczekiwania.
W praktyce warto uwzględnić w OPZ:
- możliwość wykupienia pakietu godzin wsparcia technicznego miesięcznie – np. 2–5 godzin na drobne zmiany, aktualizacje, poprawki;
- czas reakcji na zgłoszenia – np. maksymalnie 24 godziny robocze w przypadku błędów krytycznych (np. strona nie działa);
- czy wsparcie obejmuje także aktualizacje CMS-a i wtyczek – to ważne z punktu widzenia bezpieczeństwa;
- dostępność kontaktów technicznych – telefon, e-mail, godziny pracy zespołu serwisowego;
- opis sytuacji, w których pomoc techniczna będzie dodatkowo płatna, np. duże zmiany strukturalne, nowe funkcjonalności.
Dzięki takim zapisom urząd będzie wiedział, kto i w jakim zakresie odpowiada za sprawne funkcjonowanie strony w kolejnych miesiącach.
Gwarancja: co powinna obejmować i jak ją opisać w OPZ?
W każdej umowie dotyczącej stworzenia strony internetowej powinna znaleźć się gwarancja. Nie chodzi tu tylko o ogólne zapewnienie, że „wszystko będzie działać”, ale o konkretny zakres odpowiedzialności wykonawcy po zakończeniu prac.
W OPZ warto zapisać, że:
- wykonawca udziela gwarancji na minimum 12 miesięcy od podpisania protokołu odbioru strony;
- w ramach gwarancji zobowiązuje się do nieodpłatnego usuwania błędów technicznych i usterek wynikających z jego pracy;
- gwarancja obejmuje również nieprawidłowe działanie funkcji, które zostały opisane w OPZ (np. formularzy, systemu wyszukiwania, responsywności);
- wykonawca nie może pobierać opłat za naprawę funkcjonalności, które nie działają zgodnie z dokumentacją.
Warto też dopisać, że gwarancja nie obejmuje przypadków zawinionych przez użytkownika (np. ręczne usunięcie elementu przez administratora), ale że w takich sytuacjach możliwe będzie szybkie przywrócenie kopii zapasowej, jeśli była wykonywana.
Co warto sprawdzić przed oddaniem OPZ do publikacji?
Poniżej znajdziesz praktyczną listę kontrolną, która może pomóc w końcowej weryfikacji OPZ. Jeśli większość z tych punktów jest opisana — jesteś na dobrej drodze do przemyślanego i bezpiecznego zamówienia:
✅ Czy OPZ wskazuje, na jakim CMS-ie ma być oparta strona (i dlaczego taki wybór)?
✅ Czy opisano, kto ma mieć możliwość edycji treści i w jakim zakresie?
✅ Czy wskazano wymogi dotyczące responsywności i szybkości działania?
✅ Czy są konkretne wymagania dotyczące zgodności z WCAG 2.1 AA?
✅ Czy zaplanowano szkolenie z obsługi strony i dostarczenie instrukcji?
✅ Czy uwzględniono możliwość rozbudowy serwisu w przyszłości?
✅ Czy opisano warunki serwisu i wsparcia technicznego po wdrożeniu?
✅ Czy gwarancja obejmuje usuwanie błędów i na jaki okres obowiązuje?
✅ Czy każda funkcjonalność została opisana nie tylko z nazwy, ale z uwzględnieniem jej działania?
✅ Czy OPZ nie zawiera ogólników w stylu „nowoczesna strona” bez wyjaśnienia, co to oznacza w praktyce?
Potrzebujesz wsparcia? Kliknij: konsultacje marketingowe
Artykuł napisał Filip Nocny – ekspert marketingu z wieloletnim doświadczeniem i współtwórca wielu stron internetowych dla firm oraz Urzędów i Instytucji Publicznych.
