Jak stworzyć OPZ dot. strony internetowej dla Urzędu lub Instytucji?

Czy Twój Urząd lub Instytucja planuje budowę nowej strony internetowej albo przebudowę istniejącej witryny? Jeśli tak, to przygotowanie dokumentu OPZ (Opisu Przedmiotu Zamówienia) będzie jednym z najważniejszych etapów.

Jak doskonale wiesz, OPZ określa zakres prac, wymagania techniczne i funkcjonalne, warunki współpracy oraz obowiązki wykonawcy po wdrożeniu serwisu. Dobrze skonstruowany dokument ułatwia wybór odpowiedniego dostawcy, zmniejsza ryzyko niedomówień i zabezpiecza Urząd / Instytucję na etapie realizacji i eksploatacji strony.

Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci napisać OPZ w sposób kompletny i zrozumiały – tak, aby agencja wiedziała dokładnie, co ma zaprojektować i wdrożyć. Poradnik ten pozwoli Ci także uniknąć poważnych błędów!

CMS: jaki system zarządzania treścią wybrać i dlaczego ma to znaczenie?

W OPZ dotyczącym strony internetowej należy precyzyjnie wskazać, na jakim typie CMS (systemu zarządzania treścią) ma opierać się witryna. CMS to narzędzie, które pozwala samodzielnie zarządzać treściami na stronie – bez potrzeby znajomości programowania. Umożliwia np. publikowanie aktualności, dodawanie plików do pobrania, edytowanie zakładek w menu czy wstawianie zdjęć.

Wyróżniamy dwa główne podejścia:

1. CMS otwarty (np. WordPress)

To systemy dostępne publicznie i rozwijane przez społeczności specjalistów z całego świata. WordPress jest obecnie najczęściej używanym systemem CMS na świecie, także przez wiele instytucji publicznych i portali rządowych. Jest stale rozwijany, bezpieczny i elastyczny.

Korzyści z wyboru otwartego CMS-a:

• Brak uzależnienia od jednego wykonawcy – wiele firm w Polsce zna i obsługuje WordPressa, więc można łatwo zmienić agencję w razie potrzeby.
• Niższe koszty rozbudowy – wiele funkcji da się wdrożyć przy użyciu gotowych, sprawdzonych rozszerzeń.
• Elastyczność – łatwe dodawanie formularzy, kalendarzy, modułów aktualności, integracji z BIP, Google Maps i innymi systemami.
• Bezpieczeństwo – WordPress umożliwia wdrożenie profesjonalnych zabezpieczeń (firewalle, systemy backupu, dwuetapowe logowanie). Agencje specjalizujące się w WP konfigurują takie zabezpieczenia standardowo.
• Szeroka dokumentacja i wsparcie – dostęp do tysięcy instrukcji, poradników i szkoleń.

Otwarte systemy jak WordPress są stabilne, bezpieczne i sprawdzone – pod warunkiem, że są profesjonalnie wdrożone i regularnie aktualizowane.

2. CMS zamknięty (tzw. dedykowany)

To system tworzony na zamówienie przez konkretną agencję, specjalnie dla jednej instytucji. Nie jest dostępny publicznie. Takie rozwiązanie może być odpowiednie w bardzo nietypowych projektach, np. z silną integracją z systemami wewnętrznymi.

Zalety dedykowanego CMS-a:

• Pełne dopasowanie – architektura serwisu może być zaprojektowana dokładnie pod potrzeby danej jednostki.
• Interfejs stworzony „na miarę” – bez funkcji, które nie są potrzebne.

Ryzyka i ograniczenia dedykowanego CMS-a:

• Każda zmiana to dodatkowy koszt – nawet prosta modyfikacja, np. dodanie nowej zakładki, może wiązać się z płatnym zleceniem.
• Zazwyczaj długie terminy realizacji poprawek – wszystko zależy od dostępności zespołu, który zna system.
• Trudność w zmianie wykonawcy – inna agencja nie zna kodu i nie przejmie wsparcia bez kosztownej analizy.
• Brak dokumentacji publicznej – wszystko zależy od tego, co przekaże twórca systemu.

Co wpisać w OPZ?

Jeśli chcesz zachować elastyczność i kontrolę nad stroną w dłuższej perspektywie, warto w OPZ wskazać, że:

• CMS powinien być oparty na otwartym systemie (np. WordPress, Drupal);
• kod źródłowy i dokumentacja techniczna mają zostać przekazane Zamawiającemu;
• edycja treści powinna być możliwa bez wsparcia agencji;
• system musi umożliwiać rozbudowę o dodatkowe moduły i integracje.

Otwarte CMS-y nie oznaczają gorszej jakości ani braku bezpieczeństwa – wręcz przeciwnie. To rozwiązania nowoczesne, zgodne ze standardami rynku, bezpieczne i dające instytucji większą niezależność.

Responsywność i wydajność: strona musi działać na każdym urządzeniu

W OPZ należy jasno określić, że strona internetowa ma być responsywna. Oznacza to, że jej wygląd automatycznie dopasowuje się do wielkości ekranu — inaczej wygląda na komputerze, inaczej na tablecie, a jeszcze inaczej na telefonie. Dzięki temu użytkownik nie musi przesuwać treści w bok ani powiększać tekstu — wszystko jest czytelne i dostępne od razu.

Dodatkowo warto wskazać wprost, że:

• strona powinna osiągać minimum 80/100 punktów w Google PageSpeed Insights (dla wersji mobilnej) — to narzędzie, które mierzy szybkość działania strony;
• czas ładowania strony głównej nie powinien przekraczać 1 sekundy;
• pliki graficzne i skrypty powinny być zoptymalizowane — tak, by nie przeciążać przeglądarki.

To ważne, ponieważ wiele osób — także mieszkańców korzystających z serwisów urzędowych — odwiedza strony na telefonach, a wolna lub nieczytelna strona zniechęca do korzystania z niej.

Strona dostępna dla wszystkich – zgodność z WCAG 2.1

Każda instytucja publiczna w Polsce ma ustawowy obowiązek dostosowania strony internetowej do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. W OPZ należy wpisać, że serwis musi spełniać wymagania WCAG 2.1 na poziomie AA. WCAG to międzynarodowy standard dostępności stron internetowych, który określa, jak zaprojektować serwis, by był czytelny i możliwy do obsługi przez wszystkich — również osoby niewidome, niedowidzące czy z ograniczeniami ruchowymi.

Co to oznacza w praktyce?

• Strona musi działać bez użycia myszki — tylko za pomocą klawiatury.
• Kolory i kontrasty muszą być tak dobrane, by tekst był wyraźny.
• Wszystkie obrazki muszą mieć opisy alternatywne (tzw. „alt”), które są odczytywane przez czytniki ekranu.
• Czcionki muszą być wystarczająco duże i skalowalne (np. możliwość powiększenia tekstu o 200%).

Warto wymagać w OPZ, by wykonawca na końcu projektu dostarczył raport z audytu dostępności, np. z narzędzia WAVE lub Lighthouse, który potwierdzi, że standardy zostały spełnione.

Funkcjonalności: co warto opisać wprost w OPZ?

Jednym z najczęstszych błędów w OPZ jest zbyt ogólne sformułowanie wymagań, np. „strona ma zawierać formularz kontaktowy” albo „wyszukiwarka dokumentów”. Takie zapisy są nieprecyzyjne i zostawiają duże pole do interpretacji, co może skutkować niedopasowaniem gotowej strony do realnych potrzeb urzędu.

Dlatego w OPZ warto szczegółowo opisać funkcjonalności, które mają zostać wdrożone — najlepiej w formie listy, np.:

• wyszukiwarka treści i plików – z możliwością filtrowania wyników (np. według kategorii, daty dodania, działu);
• formularz kontaktowy – z polami: imię, nazwisko, e-mail, temat wiadomości, załącznik, checkbox „zapoznałem się z klauzulą RODO”;
• moduł aktualności – z możliwością publikowania newsów i ogłoszeń, z podziałem na kategorie (np. komunikaty, wydarzenia, przetargi);
• galeria zdjęć lub multimediów – z podziałem na albumy i opcją edytowania opisów;
• panel do zarządzania plikami do pobrania – z możliwością przypisania kategorii, daty publikacji, autora;
• integracja z Biuletynem Informacji Publicznej (BIP) – link widoczny w górnej części strony;
• moduł powiadomień – np. baner z pilną informacją, możliwość planowania daty publikacji i wygaśnięcia;
• mapa dojazdu – np. z użyciem Google Maps z zaznaczoną lokalizacją instytucji;
• przycisk „wersja kontrastowa” lub uproszczona – dla osób z trudnościami wzrokowymi.

Każdy z powyższych elementów powinien być opisany nie tylko z nazwy, ale także z funkcjonalnego punktu widzenia: kto z niego korzysta, co może zrobić, co ma być widoczne dla mieszkańca, a co dla redaktora strony.

Szkolenie z obsługi – żeby strona nie stała się „martwa”

Sama strona to nie wszystko. Równie ważne jest, by ktoś potrafił ją potem obsługiwać. Dlatego w OPZ należy jasno zaznaczyć, że wykonawca ma przeprowadzić szkolenie z obsługi CMS-a dla pracowników urzędu lub instytucji.

Szkolenie powinno obejmować m.in.:

• dodawanie i edytowanie tekstów,
• wstawianie plików (PDF, JPG),
• tworzenie nowych zakładek i aktualności,
• korzystanie z funkcji dostępności (np. opisy alternatywne),
• publikowanie informacji zgodnie z zasadami WCAG.

Warto też wymagać, by wykonawca dostarczył materiały szkoleniowe – np. w formie pliku PDF, nagrania wideo lub prezentacji – które pozwolą wrócić do instrukcji w dowolnym momencie.

Możliwość rozbudowy – myśl przyszłościowo

Tworząc stronę internetową dla urzędu, warto od razu zapisać w OPZ, że serwis ma mieć strukturę umożliwiającą łatwą rozbudowę w przyszłości. Dzięki temu nie będzie konieczności budowania nowej witryny od zera, jeśli zmienią się potrzeby instytucji.

Możliwości rozbudowy mogą obejmować np.:

• dodanie formularzy zgłoszeniowych lub kontaktowych,
• zintegrowanie kalendarza wydarzeń,
• uruchomienie newslettera lub systemu powiadomień SMS,
• podpięcie wyszukiwarki dokumentów lub aktów prawnych,
• rozbudowę strony o kolejne zakładki lub działy tematyczne.

W OPZ należy zaznaczyć, że struktura CMS-a ma umożliwiać te działania bez przebudowy całego systemu.

Serwis i wsparcie techniczne: co się dzieje po uruchomieniu strony?

Samo wdrożenie strony internetowej to dopiero początek. W OPZ warto dokładnie opisać, na jaką pomoc może liczyć urząd po oddaniu strony do użytku. W przeciwnym razie każda zmiana, awaria lub aktualizacja może wiązać się z nieprzewidywalnymi kosztami i długim czasem oczekiwania.

W praktyce warto uwzględnić w OPZ:

• możliwość wykupienia pakietu godzin wsparcia technicznego miesięcznie – np. 2–5 godzin na drobne zmiany, aktualizacje, poprawki;
• czas reakcji na zgłoszenia – np. maksymalnie 24 godziny robocze w przypadku błędów krytycznych (np. strona nie działa);
• czy wsparcie obejmuje także aktualizacje CMS-a i wtyczek – to ważne z punktu widzenia bezpieczeństwa;
• dostępność kontaktów technicznych – telefon, e-mail, godziny pracy zespołu serwisowego;
• opis sytuacji, w których pomoc techniczna będzie dodatkowo płatna, np. duże zmiany strukturalne, nowe funkcjonalności.

Dzięki takim zapisom urząd będzie wiedział, kto i w jakim zakresie odpowiada za sprawne funkcjonowanie strony w kolejnych miesiącach.

Gwarancja: co powinna obejmować i jak ją opisać w OPZ?

W każdej umowie dotyczącej stworzenia strony internetowej powinna znaleźć się gwarancja. Nie chodzi tu tylko o ogólne zapewnienie, że „wszystko będzie działać”, ale o konkretny zakres odpowiedzialności wykonawcy po zakończeniu prac.

W OPZ warto zapisać, że:

• wykonawca udziela gwarancji na minimum 12 miesięcy od podpisania protokołu odbioru strony;
• w ramach gwarancji zobowiązuje się do nieodpłatnego usuwania błędów technicznych i usterek wynikających z jego pracy;
• gwarancja obejmuje również nieprawidłowe działanie funkcji, które zostały opisane w OPZ (np. formularzy, systemu wyszukiwania, responsywności);
• wykonawca nie może pobierać opłat za naprawę funkcjonalności, które nie działają zgodnie z dokumentacją.

Warto też dopisać, że gwarancja nie obejmuje przypadków zawinionych przez użytkownika (np. ręczne usunięcie elementu przez administratora), ale że w takich sytuacjach możliwe będzie szybkie przywrócenie kopii zapasowej, jeśli była wykonywana.

Co warto sprawdzić przed oddaniem OPZ do publikacji?

Poniżej znajdziesz praktyczną listę kontrolną, która może pomóc w końcowej weryfikacji OPZ. Jeśli większość z tych punktów jest opisana — jesteś na dobrej drodze do przemyślanego i bezpiecznego zamówienia:

✅ Czy OPZ wskazuje, na jakim CMS-ie ma być oparta strona (i dlaczego taki wybór)?
✅ Czy opisano, kto ma mieć możliwość edycji treści i w jakim zakresie?
✅ Czy wskazano wymogi dotyczące responsywności i szybkości działania?
✅ Czy są konkretne wymagania dotyczące zgodności z WCAG 2.1 AA?
✅ Czy zaplanowano szkolenie z obsługi strony i dostarczenie instrukcji?
✅ Czy uwzględniono możliwość rozbudowy serwisu w przyszłości?
✅ Czy opisano warunki serwisu i wsparcia technicznego po wdrożeniu?
✅ Czy gwarancja obejmuje usuwanie błędów i na jaki okres obowiązuje?
✅ Czy każda funkcjonalność została opisana nie tylko z nazwy, ale z uwzględnieniem jej działania?
✅ Czy OPZ nie zawiera ogólników w stylu „nowoczesna strona” bez wyjaśnienia, co to oznacza w praktyce?

Potrzebujesz wsparcia? Kliknij: konsultacje marketingowe

Artykuł napisał Filip Nocny – ekspert marketingu z wieloletnim doświadczeniem i współtwórca wielu stron internetowych dla firm oraz Urzędów i Instytucji Publicznych.