Odkąd każdy ma dostęp do generatorów AI, treści zaczęły być do siebie podobne jak dwie krople wody. Stylistykę ChatGPT, Claude’a czy Gemini widać od razu, a to sprawia, że firmy tracą swoją tożsamość, nie prezentują biznesowego DNA i po prostu gubią to, co je wyróżniało. Co więcej, odbiorcy są już tym znudzeni.
Powstaje więc pytanie, jak nauczyć AI stylu komunikacji swojej firmy i nie powtarzać ciągle tych samych poleceń?
Oto poradnik z pakietem wskazówek!
Krok 1. Utwórz osobne środowisko dla jednej firmy
Nie twórz firmowych treści w przypadkowych, nowych rozmowach. Załóż osobny projekt lub własnego asystenta przeznaczonego tylko dla jednej marki. Jak to zrobić?
ChatGPT (Wersja płatna)
- Menu boczne → Explore GPTs.
- Prawy górny róg → + Create.
- Górna zakładka → Configure.
- Pole Name → wpisz nazwę marki.
- Pole Instructions → wklej zasady i styl marki.
- Sekcja Knowledge → kliknij Upload files i wgraj dokumenty firmy.
- Prawy górny róg → Save → wybierz Only me → Publish.
2. CLAUDE (Wersja płatna)
- Menu boczne → Projects.
- Przycisk → Create Project.
- Wpisz nazwę marki → kliknij Create.
- Prawy panel → Add Content → wgraj pliki firmy.
- Prawy panel → Set Custom Instructions → wklej styl marki.
- Używanie: Zawsze wchodź w ten projekt przed kliknięciem nowego czatu.
3. GEMINI (Wersja płatna)
- Dysk Google → stwórz folder z dokumentami marki.
- Gemini menu boczne → zjedź na dół → + New Gem.
- Pole Name → wpisz nazwę bota.
- Pole Instructions → wklej zasady i dopisz nazwę folderu z Dysku Google.
- Prawy dolny róg → Create.
Krok 2. Wpisz stałe wytyczne do instrukcji projektu
Instrukcja projektu powinna zawierać wyłącznie zasady obowiązujące przy wszystkich firmowych treściach. Nie wpisuj w niej tematów pojedynczych artykułów, chwilowych kampanii ani danych dotyczących jednego klienta.
Instrukcję podziel na siedem części.
1. Rola AI
Napisz, jakie zadanie ma wykonywać narzędzie.
Przykład:
Jesteś redaktorem treści firmy [NAZWA]. Przygotowujesz artykuły, posty, newslettery i opisy usług zgodnie z zasadami komunikacji firmy oraz informacjami znajdującymi się w plikach projektu.
Nie przypisuj AI ogólnej roli „eksperta w marketingu”. Wskaż, że jego zadaniem jest redakcja materiałów na podstawie firmowej wiedzy.
2. Odbiorcy
Zapisz, do kogo firma najczęściej kieruje komunikację.
Uwzględnij:
- stanowisko lub rolę odbiorcy,
- poziom jego wiedzy,
- problemy, z którymi się mierzy,
- informacje, których szuka,
- język branżowy, który rozumie.
Zamiast „piszemy do klientów biznesowych” napisz:
Głównymi odbiorcami są kierownicy produkcji, dyrektorzy operacyjni i właściciele średnich firm produkcyjnych. Znają procesy produkcyjne, ale nie muszą rozumieć technicznych szczegółów działania systemów informatycznych.
Jeżeli firma kieruje treści do kilku grup, opisz każdą z nich osobno.
3. Sposób pisania
Zapisz konkretne zasady językowe.
Instrukcja może określać:
- czy firma zwraca się do odbiorcy bezpośrednio,
- czy stosuje formę „Ty”, „Państwo” albo formy bezosobowe,
- jak długie mają być akapity,
- jak powinny wyglądać nagłówki,
- czy skróty trzeba wyjaśniać,
- kiedy stosować listy i tabele,
- jak rozpoczynać oraz kończyć tekst.
Przykład:
Rozpoczynaj od konkretnego problemu odbiorcy. Nie zaczynaj od definicji ani ogólnego opisu rynku. Jeden akapit powinien omawiać jedno zagadnienie. Wyjaśniaj skróty przy pierwszym użyciu. Długie instrukcje przedstawiaj krok po kroku.
4. Sposób argumentowania
Firmowy styl nie ogranicza się do słownictwa. Obejmuje również kolejność przedstawiania informacji.
Zapisz model, według którego AI ma budować treść:
- przedstawienie problemu,
- wyjaśnienie jego przyczyn,
- wskazanie sposobu sprawdzenia sytuacji,
- opis możliwych działań,
- przedstawienie rekomendacji firmy,
- powiązanie problemu z produktem lub usługą.
Taka zasada zapobiega rozpoczynaniu każdego artykułu od prezentacji oferty.
5. Słownictwo
Wskaż:
- terminy, których firma używa,
- poprawne nazwy produktów,
- dopuszczalne skróty,
- zwroty, których firma nie stosuje,
- określenia uznawane za zbyt reklamowe.
Przykład:
Opisuj funkcje, zastosowanie i ograniczenia rozwiązania. Nie używaj określeń: „rewolucyjny”, „innowacyjny”, „kompleksowy”, „najlepszy”, „odpowiadający na potrzeby współczesnego biznesu”.
6. Zasady dotyczące faktów
Napisz wprost, czego AI nie może tworzyć samodzielnie.
Przykład:
Nie wymyślaj danych, wyników, nazw klientów, przebiegu projektów, wypowiedzi ekspertów, funkcji produktów ani badań. Korzystaj tylko z informacji zawartych w materiałach projektu i aktualnym briefie. Gdy brakuje danych, zaznacz miejsce wymagające uzupełnienia.
7. Kontrola przed oddaniem tekstu
Na końcu instrukcji umieść stałą listę kontrolną:
Przed przedstawieniem tekstu sprawdź:
- czy wstęp od razu przechodzi do problemu,
- czy każdy rozdział dotyczy jednego zagadnienia,
- czy wyjaśniono skróty i trudne pojęcia,
- czy tekst zawiera konkretne działania,
- czy nie pojawiają się zakazane sformułowania,
- czy nie dodano niepotwierdzonych informacji,
- czy oferta została przedstawiona dopiero po omówieniu problemu,
- czy zakończenie wskazuje następny krok.
Krok 3. Dodaj stały zestaw załączników
Instrukcja opisuje, jak AI ma pisać. Załączniki dostarczają mu przykładów oraz informacji merytorycznych.
Nie dodawaj kilkudziesięciu przypadkowych dokumentów. Na początek przygotuj cztery grupy materiałów.
Załącznik 1. Opis firmy i oferty
Dokument powinien zawierać:
- opis działalności,
- grupy odbiorców,
- produkty i usługi,
- zakres poszczególnych usług,
- przewagi wynikające z faktów,
- ograniczenia oferty,
- sytuacje, w których dane rozwiązanie nie jest rekomendowane,
- poprawne nazwy produktów i modułów.
Ten dokument służy jako źródło informacji, a nie jako przykład stylu.
Załącznik 2. Wzorcowe treści
Dodaj od trzech do sześciu materiałów, które reprezentują sposób komunikacji firmy.
Mogą to być:
- artykuły blogowe,
- posty,
- newslettery,
- opisy usług,
- wiadomości handlowe.
Nie musisz dodawać wszystkich formatów. Umieść tylko te, które chcesz regularnie tworzyć z pomocą danego projektu.
Przy każdym tekście dodaj krótkie oznaczenie:
- format treści,
- grupa odbiorców,
- cel publikacji,
- elementy, które mają stanowić wzór.
Przykład oznaczenia:
Format: artykuł poradnikowy
Odbiorca: kierownik produkcji
Wzór: krótki wstęp, nagłówki problemowe, instrukcje krok po kroku, brak języka sprzedażowego.
Nie opisuj każdego zdania. Wystarczy wskazać cechy, które AI ma powtarzać.
Załącznik 3. Słownik firmy
Słownik powinien zawierać:
- poprawne nazwy produktów,
- pisownię nazw własnych,
- terminy branżowe,
- skróty i ich rozwinięcia,
- zwroty zalecane,
- zwroty zakazane,
- sposób opisywania funkcji,
- zatwierdzone CTA.
Załącznik 4. Zasady poszczególnych formatów
Przygotuj krótką kartę dla każdego rodzaju treści, który regularnie tworzysz.
Karta artykułu może określać:
- długość wstępu,
- liczbę rozdziałów,
- sposób stosowania H2 i H3,
- długość akapitów,
- zasady używania list i tabel,
- rodzaj zakończenia.
Karta posta może określać:
- maksymalną długość,
- sposób rozpoczęcia,
- liczbę akapitów,
- sposób używania emotikonów,
- rodzaj CTA,
- zasady stosowania hashtagów.
Dzięki takim kartom AI nie przenosi konstrukcji artykułu do posta ani stylu newslettera do opisu usługi.
Krok 4. Dobierz format plików do sposobu przechowywania informacji
Format pliku nie uczy AI stylu. Służy jedynie do czytelnego przekazania treści.
Najprostszy zestaw może wyglądać tak:
- jeden dokument z opisem firmy i zasadami,
- jeden dokument zawierający wzorcowe treści,
- jeden słownik,
- jeden dokument z zasadami formatów.
Dokumenty tekstowe mogą być zapisane jako DOCX, TXT, Markdown albo tekstowy PDF. Nie trzeba zmieniać poprawnie przygotowanego pliku Word na PDF ani odwrotnie.
Najważniejsze jest, aby:
- tekst dało się normalnie odczytać,
- dokument miał nagłówki,
- przykładowe treści były od siebie oddzielone,
- nie był to skan,
- informacje nie znajdowały się wyłącznie na grafikach.
Excel lub CSV ma zastosowanie wtedy, gdy materiał składa się z wielu krótkich rekordów, na przykład:
- nazw produktów,
- terminów,
- CTA,
- zakazanych zwrotów,
- przykładowych nagłówków,
- pytań klientów.
Nie umieszczaj w Excelu pełnych artykułów. Arkusz nie zwiększy zdolności AI do rozpoznania stylu, a utrudni ocenę układu akapitów i nagłówków.
Jeżeli materiałów jest niewiele, wszystkie mogą znajdować się w jednym czytelnie podzielonym dokumencie. Nie trzeba tworzyć osobnego pliku dla każdej listy.
Krok 5. Przy każdym nowym tekście podawaj tylko zmienne informacje
Po skonfigurowaniu projektu nie trzeba ponownie opisywać stylu, zasad budowania nagłówków ani listy zakazanych słów.
Nowe polecenie powinno zawierać wyłącznie informacje dotyczące konkretnego materiału:
- format,
- temat,
- odbiorcę,
- cel,
- zakres,
- aktualne dane,
- autorski przykład,
- oczekiwaną długość.
Przykład krótkiego briefu:
Format: artykuł blogowy.
Temat: przyczyny opóźnień w realizacji zleceń produkcyjnych.
Odbiorca: kierownik produkcji w średniej firmie.
Cel: pokazać, jak odróżnić problem z harmonogramem od problemu z rejestracją wykonania.
Długość: około 7000 znaków.
Wykorzystaj załączoną notatkę z konsultacji.
Zastosuj instrukcję stylu i kartę formatu artykułu zapisaną w projekcie.
Do nowego zadania dodajesz tylko materiały, których nie ma w stałej bazie, na przykład:
- notatkę z nowego wywiadu,
- aktualne wyniki,
- dane klienta,
- opis nowego produktu,
- raport będący źródłem konkretnego artykułu.
Nie przesyłasz ponownie instrukcji stylu, wcześniejszych artykułów ani słownika.
Krok 6. Sprawdź, czy konfiguracja rzeczywiście działa
Po przygotowaniu projektu wykonaj trzy testy:
- zleć napisanie krótkiego wstępu,
- zleć przygotowanie fragmentu artykułu,
- zleć napisanie treści w innym formacie, na przykład posta.
Podczas testu sprawdź:
- czy AI używa właściwego sposobu zwracania się do odbiorcy,
- czy zachowuje długość akapitów,
- czy stosuje ustaloną strukturę,
- czy unika zakazanych zwrotów,
- czy nie wymyśla danych,
- czy odróżnia artykuł od posta.
Jeżeli błąd się powtarza, nie poprawiaj go tylko w aktualnej rozmowie. Dopisz odpowiednią zasadę do stałej instrukcji albo karty formatu.
Przykład:
Problem: AI rozpoczyna artykuły od ogólnych definicji.
Zmiana w stałej instrukcji: „Nie rozpoczynaj tekstu od definicji. Pierwszy akapit ma przedstawiać konkretny problem odbiorcy”.
Dzięki temu poprawka będzie obowiązywać także przy kolejnych zadaniach.
Krok 7. Aktualizuj bazę, zamiast wydłużać każde polecenie
Firmowy styl może zmieniać się wraz z ofertą, strategią i odbiorcami. Zamiast dopisywać coraz dłuższe prompty, aktualizuj materiały zapisane w projekcie.
Po zaakceptowaniu nowej treści zdecyduj, czy powinna zastąpić jeden ze starszych przykładów.
Aktualizuj:
- instrukcję komunikacji,
- słownik,
- informacje o ofercie,
- karty formatów,
- wzorcowe publikacje,
- listę powtarzających się błędów AI.
Nie dodawaj każdej wygenerowanej publikacji. Zbyt duża liczba podobnych przykładów nie musi poprawić wyników. Zostaw materiały, które najlepiej reprezentują obecny sposób komunikacji.
Jak powinien wyglądać gotowy system?
Po skonfigurowaniu firmowego środowiska powinny znajdować się w nim:
- stała instrukcja komunikacji,
- opis firmy i odbiorców,
- aktualny opis oferty,
- od trzech do sześciu wzorcowych treści,
- słownik nazw i zwrotów,
- zasady tworzenia poszczególnych formatów,
- lista kontrolna przed oddaniem tekstu.
Przy każdym nowym zadaniu podajesz już tylko:
- temat,
- odbiorcę,
- cel,
- format,
- aktualne informacje,
- autorski przykład lub dane.
W ten sposób nie uczysz AI firmowego stylu od początku przy każdym artykule. Tworzysz jedno środowisko, które przechowuje instrukcje i materiały, a następnie wykorzystujesz je przy kolejnych publikacjach.
Autor artykułu – Filip Nocny
Filip Nocny to SEO & Content Manager z ponad 10-letnim doświadczeniem w pozycjonowaniu stron internetowych, planowaniu strategii treści i optymalizacji widoczności w wynikach AI. W swojej pracy łączy wykorzystanie narzędzi generatywnych z autorską wiedzą, doświadczeniem firmy i spójnymi zasadami komunikacji. Pomaga tworzyć treści, które zachowują styl marki i nie brzmią jak kolejna generyczna odpowiedź wygenerowana przez AI.